特定技能で登録支援機関が担う役割や支援の委託が必要なケースを紹介

「特定技能の登録支援機関って何をする機関なの？」「登録支援機関に支援の委託は必要？」このような疑問を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

登録支援機関は特定技能外国人の受け入れにおいて非常に重要な役割を果たします。

この記事では、登録支援機関の役割や支援の委託が必要なケース、そして登録支援機関の選び方について詳しく紹介いたします。

特定技能の登録支援機関とは

登録支援機関は、特定技能外国人を受け入れる企業に代わり、外国人の支援を行います。受け入れ企業は、支援業務の全部または一部を登録支援機関に委託できます。

登録支援機関の役割

登録支援機関は、特定技能外国人の支援計画に基づき、職業生活、日常生活、社会生活に関する支援を行います。この支援には、生活オリエンテーションや地域行事への参加補助などが含まれます。また、支援は外国人が理解できる言語で提供されます。

登録支援機関の義務

受け入れ企業に支援業務を委託された登録支援機関は、外国人への支援を適切に実施する必要があります。また、支援の実施状況は出入国在留管理庁に報告しなければなりません。これを怠ると、登録支援機関としての登録が取り消される可能性があります。

登録支援機関の要件

登録支援機関には、以下のような要件が求められます。

• 登録支援機関の要件
• 体制に関する要件：支援責任者および1名以上の支援担当者がいて、外国人が理解できる言語で支援できること。
• 実績・経験に関する要件：外国人の受け入れ実績や外国人への相談事業の経験があること。
• 法令遵守に関する要件：過去5年以内に出入国や労働に関する法令違反がないこと。
• 支援能力に関する要件：特定技能1号外国人の支援計画の全部を実施できる体制があり、委託を受けた支援業務を自ら行うこと（再委託は不可）。
• その他の要件：出入国在留管理庁に申請・審査を受けて登録されていること（登録後は5年ごとに更新が必要）。

登録支援機関が行う特定技能外国人への支援

受け入れ企業から支援業務の全部を委託された登録支援機関は、以下の支援を実施します。

義務的支援と任意的支援

特定技能外国人への支援には、「義務的支援」と「任意的支援」があります。義務的支援は、必ず実施しなければならない支援です。一方、任意的支援は、実施が望ましいとされるもので、義務ではありません。しかし、支援計画書に記載した場合は、実施の義務が生じます。

支援の内容

特定技能外国人への支援内容は、以下の通りです。

• 支援内容
• 事前ガイダンス： 業務内容、報酬、労働条件について説明する。
• 出入国する際の送迎： 入国時の空港から事業所または住居への送迎を行う。
• 住居確保・生活に必要な契約支援： 住居の確保や契約手続きの支援を行う。
• 生活オリエンテーション： 日本のルールや生活習慣について説明する。
• 公的手続き等への同行： 住民登録や社会保険の手続きに同行する。
• 日本語学習の機会の提供： 日本語教室の案内や学習支援を行う。
• 相談・苦情への対応： 外国人の相談や苦情に対応する。
• 日本人との交流促進： 地域住民との交流の場を提供する。
• 転職支援（人員整理等の場合）： 雇用契約解除時の転職支援を行う。
• 定期的な面談・行政機関への通報： 定期面談を実施し、問題発生時に通報する。

特定技能の支援は登録支援機関に委託する必要がある？

出入国在留管理庁によると、令和4年7月時点で特定技能の支援を登録支援機関に委託している企業の割合は全体の約84％です。多くの企業が登録支援機関に委託している理由として、自社で支援を行うための要件が難しいことが挙げられます。

出典：出入国在留管理庁　論点第２の２（１）関連

登録支援機関に支援の委託が必要な場合

受け入れ企業が自社で支援を行う要件を満たしていない場合、登録支援機関に支援を委託する必要があります。自社で支援を行うための要件は以下の通りで、全てを満たす必要があります。

• 自社支援の要件
• 過去2年間に中長期滞在の外国人労働者を受け入れた実績がある
• 過去2年間に中長期滞在の外国人労働者の生活相談を担当した役員・職員がいる
• 支援責任者および支援担当者を配置できる
• 外国人が理解できる言語で支援を提供できる体制がある
• 過去5年以内に出入国や労働に関する法令違反がない
• 義務的支援の全部を実施できる体制があり、支援計画の作成と実施ができる

外国人労働者を初めて受け入れる企業の場合、上記の要件を満たせないため、登録支援機関に支援を委託する必要があります。

自社で支援が可能となる場合

受け入れ企業が自社で支援を行う要件を満たしている場合、自社で支援を実施できます。全ての義務的支援を社内で実施するのが難しい場合には、一部の支援業務のみを登録支援機関に委託することも可能です。その際、どの支援を委託するかを支援計画で明確にしておく必要があります。

特定技能の支援を登録支援機関に委託するメリット

特定技能の支援を登録支援機関に委託するメリットを3つ紹介いたします。

受け入れ企業の負担が軽減される

特定技能外国人の受け入れに伴う準備や支援、煩雑な手続きを登録支援機関が代行するため、企業の負担が大幅に軽減され、本来の業務に集中できます。

登録支援機関の専門知識・経験の活用できる

登録支援機関は特定技能外国人の支援に関する専門知識と経験を有しており、適切な支援を提供できます。頻繁に変更される特定技能制度に対応し、法令違反を未然に防ぐことができます。

外国人が悩みを相談しやすい

「相談・苦情への対応」や「定期的な面談・行政機関への通報」といった支援は、受け入れ企業には相談しづらい場合があります。

第三者となる企業関係者以外の相談先ができることで、外国人が本音で相談しやすくなり、問題の早期発見・解決につながります。

登録支援機関の選定方法

出入国在留管理庁によると、令和5年3月末時点で登録支援機関は8,046機関あります。自社に合った登録支援機関を選定するための方法を紹介します。

登録支援機関登録簿を確認する

登録支援機関を選定する際、まずはじめに出入国在留管理庁のウェブサイトで「登録支援機関登録簿」を確認しましょう。

登録支援機関登録簿では、出入国在留管理庁に登録されている登録支援機関の「登録番号」「登録年月日」「住所」「支援を行う事務所の名称と住所」「支援業務の内容」「対応可能言語」などが確認できます。

この登録簿を確認し、登録されている登録支援機関の中から、自社で支援を依頼したいエリアや支援業務の内容、受け入れる外国人の言語などに対応した機関を選ぶことができます。

参考：登録支援機関(Registered Support Organization) | 出入国在留管理庁

登録支援機関の実績を確認する

出入国在留管理庁によると、令和5年3月末時点で登録支援機関の数は8,046機関ありますが、その内、過去1年間に支援した外国人数が10人以下の登録支援機関は約63％（1～10人：37.3％、0人：25.4％）となっています。

つまり、支援の実績が少ない登録支援機関が過半数を超えている状況です。

登録支援機関の支援実績や経験年数を確認し、十分な経験を持つ機関を選びましょう。

また、業界団体や商工会議所などを通じて、既に登録支援機関を利用している企業から情報収集するのも有効です。

登録支援機関が対応できる言語を確認する

外国人への説明やコミュニケーションの構築を進める上で、母国語への対応は欠かせません。登録支援機関には、支援を行う外国人の母国語に対応できる機関を選定しましょう。

今後、他の国の外国人を受け入れる可能性がある場合、対応言語が複数ある登録支援機関が望ましいです。

登録支援機関の対応可能言語は、登録支援機関登録簿で確認できますが、選定前には「通訳・翻訳のスタッフは何人いて、どの程度の範囲まで対応できるのか」といった具体的なサポート体制を確認しましょう。

登録支援機関への支援委託料が適正か確認する

登録支援機関や支援内容により費用は異なります。適正な費用を把握するためには、複数の登録支援機関から見積もりを取り、相場を確認するのが重要です。

支援委託料の内訳と金額が明確に提示されていない場合、追加料金発生の可能性について事前に確認しましょう。

また、費用を抑えることだけを重視して、安いという理由だけで登録支援機関を選ぶのは避けた方が良いでしょう。支援やサービスが不十分だったり、コンプライアンスが守られていないと安心できません。

登録支援機関の選定は、支援委託料とともに、提供される支援やサービス内容を総合的に考慮するのが大切です。

まとめ

登録支援機関は、特定技能外国人を受け入れる企業に代わって、外国人の支援を行います。自社が特定技能外国人の支援の要件を満たしていない、または特定技能の知識やノウハウがない場合でも、登録支援機関に依頼すれば、特定技能外国人の受け入れが可能です。

しかし、自社に合った登録支援機関を選ぶには、それぞれのサービス内容を把握し、比較検討する知識と労力が必要です。

自社での対応が難しい場合には、国内の人材紹介会社への相談をおすすめします。人材紹介会社は特定技能外国人の受け入れや手続きに関するノウハウを持っており、最適な登録支援機関を紹介します。

キャリアリンクファクトリーでは、特定技能の受け入れ支援をしております。特定技能外国人の受け入れをご検討中であれば、ぜひお問い合わせください。