外国人を採用する際に必要な手続きと注意点を詳しく紹介！

外国人採用には、日本人採用とは異なる手続きが数多くあります。「必要な手続きがわからない」「いつ何をすればよいのか具体的に知りたい」など、外国人採用についての疑問を抱える企業も少なくないでしょう。

本記事では、外国人採用をスムーズに進めるために知っておきたい手続きを、「事前に確認する内容」「入社前」「入社後」の3つのステップに分けて詳しくご紹介します。

外国人採用の手続きで事前に確認する内容

外国人採用を進める前に、自社の業務内容に適した在留資格や、国籍ごとの特別な手続きを確認しましょう。

事前に確認する理由は、採用後に自社の業務内容で外国人が採用できなかったり、在留資格や国籍による制限でミスマッチが生じるのを防ぐためです。

自社の業務内容で採用可能な在留資格を確認する

業務内容によって、採用可能な在留資格は異なります。自社の業務内容で採用可能な在留資格を確認しましょう。

「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」の在留資格を持つ外国人は、職種や業種を問わず働けるため、活動に制限がありません。

しかし、その他の在留資格は、特定の職種や業種、勤務内容に限られているため、採用時には注意が必要です。

在留資格の活動制限を確認する

「一定の範囲内の職種・業種・勤務内容に限って就労が可能」な在留資格を持つ外国人を採用する際は、就労時間や活動範囲を確認しましょう。

たとえば、留学生を資格外活動の許可を得て採用する場合、就労時間は原則として週28時間以内（学校の長期休業中は週40時間以内）と定められています。

製造業で技能実習生を受け入れる場合、単純労働のみをさせることは認められていません。これは技能実習制度の本来の目的に反するためです。

在留できる期間を確認する

一部の在留資格（永住者、高度専門職2号、特定技能2号）を除き、ほとんどの在留資格には在留期間の上限があります。在留期間は資格によって異なるため、外国人を採用したい期間と各在留資格の在留期間を事前に確認しましょう。

国籍による特別な手続きを確認する

外国人が在住している国によっては、特別な手続きが必要な場合があります。国籍による特別な手続きを事前に確認しましょう。

たとえば、ミャンマー在住の外国人が日本で就業する場合、ミャンマー国内でスマートカード（海外労働許可証：OWIC）を発行してもらわないと、海外で働けません。スマートカードの発行には時間がかかるため、在留資格認定証明書の有効期限（3ヶ月）との兼ね合いに注意が必要です。

また、徴兵制を義務づけている国（韓国、ベトナム、タイなど）の外国人は、徴兵対象年齢になると、雇用途中でも急遽帰国命令が出る可能性があります。

外国人採用の入社前手続き

外国人採用の入社前手続きについて、日本人採用とは異なる内容を紹介します。

労働条件通知書を作成する

使用者は労働契約を結ぶ際、労働条件を明示する義務があり、労働条件通知書を作成して提示します。

これは日本人・外国人を問わず全労働者に必要ですが、日本語の通知書は外国人には理解しづらいことがあります。認識の違いを避けるため、できるだけ外国人が理解できる言語で作成しましょう。

また、外国人が日本で働くには在留資格が必要です。採用を進めていた外国人が在留資格を取得できない場合、通知後でも採用できません。在留資格を取得する前に労働条件通知書を提示する際は、「雇用開始日は在留資格認定証明書交付後に決定」と追記し、トラブルを未然に防ぎましょう。

就労資格証明書交付申請を行う（外国人が既に日本で働いている場合）

外国人が既に日本で働いている場合、就労資格証明書交付申請を行います。

この証明書は、日本での就労を証明する書類で、認められた就労内容と期限が明記されています。そのため、どのような仕事を任せられるかを採用前に確認できます。

さらに、この申請を行うと在留期間の更新手続きがスムーズになる利点もあります。申請は、外国人本人または代理人（雇用企業や行政書士など）が「就労資格証明書交付申請書」を作成し、外国人の日本の住所を管轄する地方出入国在留管理官署に直接またはオンラインで提出します。

申請書は、出入国在留管理庁のHPからダウンロード可能です。

参考：就労資格証明書交付申請 | 出入国在留管理庁

在留資格変更許可申請を行う（外国人の在留資格を変更する場合）

外国人が在留資格を変更する場合、「在留資格変更許可申請」が必要です。申請書は外国人本人が作成しますが、提出には雇用条件を示す書類（労働条件通知書や雇用契約書の写しなど）が必要ですので、事前に準備しましょう。

参考：在留資格変更許可申請 | 出入国在留管理庁

在留資格認定証明書を申請する（海外在住の外国人を採用する場合）

海外在住の外国人を採用する場合、日本で活動するための在留資格を取得するには「在留資格認定証明書」の申請が必要です。

この証明書は、外国人本人と受け入れ企業の双方が準備し、居住予定地や受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。

証明書が発行された後、ビザを申請し受理されると日本への入国が可能になります。

参考：在留資格認定証明書交付申請 | 出入国在留管理庁

在留カードを確認する

入社前に外国人に在留カードの原本を提示してもらい、以下の内容を確認しましょう。在留カードには顔写真があるため、本人確認と個人情報の確認が同時に行えます。

• 確認事項
• 顔写真：本人と一致しているか
• 氏名・生年月日・性別・国籍：パスポートやその他の情報と一致しているか
• 在留資格：就労可能な資格か、予定している業務内容と合致しているか
• 在留期間：現在の日付が在留期間内か、期限切れが近づいていないか
• 在留期間の満了日：具体的な満了日を確認
• 住居地：現在の住所と一致しているか
• 発行年月日：いつ発行されたか、最新の情報であるか
• カードの有効期間：在留期間とは別にカード自体の有効期間があるか
• 裏面の記載事項：資格外活動許可や就労制限に関する記載がないか
• 在留カード番号、ICチップの有無：偽造防止のため

生活インフラを整える（必要に応じて）

海外在住の外国人が日本に入国する場合や、日本国内で引越しが必要な場合、必要に応じて生活インフラを整え、サポートを提供します。銀行口座や携帯電話の契約、住居の賃貸契約、電気・ガス・水道の契約を行います。

外国人採用の入社後手続き

外国人採用における入社後の手続きについて、日本人採用とは異なる点を紹介します。提出期限が定められている手続きもあるため、計画的に進めることが重要です。

契約機関に関する届出もしくは活動機関に関する届出を行う

採用した外国人は、日本で新たに活動を行う機関に関して、「契約機関に関する届出」または「活動機関に関する届出」（在留資格によって異なります）を入国在留管理庁に報告する義務があります。

新たに活動を開始した場合や活動内容に変更があった場合は、14日以内に届出が必要です。

届出は外国人本人が行いますが、義務を理解していない場合や忘れることもあるため、企業側で案内やサポートを行います。また、退職した場合も同様の届出が必要なので、注意が必要です。

外国人雇用状況の届出を行う

外国人を採用した企業は、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を行います。

雇用形態にかかわらず提出が義務づけられており、期間社員やアルバイトとして採用する場合にも提出が必要です。

提出時期は、雇用保険の被保険者の場合は雇い入れ月の翌月10日まで、雇用保険の被保険者でない場合は雇い入れ月の翌月末日までとなります。

参考：「外国人雇用状況の届出」について ｜厚生労働省

外国人採用の手続きで注意すべきポイント

外国人採用の手続きで注意すべきポイントを紹介します。

在留資格で認められている業務以外に従事させない

在留資格によって、就労が認められる業務の範囲は異なります。在留資格で認められている業務以外に従事させないよう注意が必要です。

たとえば、「製造（素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業）」の特定技能資格を持つ外国人は、製造に直接関わる業務に就労できます。

また、製造には「原材料・部品の調達・搬送作業」や「清掃・保守管理作業」は含まれませんが、付帯業務としてであれば従事可能です。ただし、これらをメインとした業務には従事できません。

さらに、製造業の企業内であっても、営業や経理など製造に直接関係しない業務には従事できません。

就労資格証明書交付申請には時間がかかる

就労資格証明書の交付には、申請から交付まで約1〜3ヶ月かかるため、スケジュールに余裕を持って計画を立てましょう。申請書類に不備があると審査が遅れ、さらに時間がかかります。

他にも、在留資格に関する申請は審査に時間がかかるので、同様の注意が必要です。

在留カードの偽造に注意

在留カードを偽造して日本に入国・滞在しようとする外国人もいます。その対策として、「在留カード等読取アプリケーション」を利用しましょう。

このアプリケーションは、在留カードのICチップをスマートフォンやパソコンで読み取り、カードに記載されている情報とICチップの情報が同一か確認できる、出入国在留管理庁が提供する無料のシステムです。カードの読み取りは外国人本人の同意を得て行う必要があります。

参考：在留カード等読取アプリケーション サポートページ　｜　出入国在留管理庁

まとめ

外国人を採用する際には、在留資格や国籍に基づく手続き、さらに採用後の報告義務など、日本人採用にはない手続きが求められます。採用前にしっかりと確認と準備を行い、入社後も計画的に必要な手続きを進めることが大切です。特に在留資格の制限や更新手続きには注意し、トラブルを未然に防ぐことが必要です。

外国人採用の方法には、自社での採用や人材紹介・派遣会社への依頼などがあり、それぞれにメリットがあります。自社での対応が難しい場合は、外国人採用に特化した専門機関の利用も検討すると良いでしょう。

外国人採用の知識やノウハウを持ち、短期間で効率的な採用が期待できます。外国人採用でお困りの際は、キャリアリンクファクトリーへお気軽にお問い合わせください。