外国人を採用する際の注意点を採用前・入社前・入社後に分けて説明

外国人採用を進める、または検討している企業の中には、「手続きが複雑で難しそう」「採用段階ごとに注意点を知りたい」といった疑問や不安を抱える方も多いのではないでしょうか。

外国人採用には各フローで特別な手続きが求められ、いくつかの注意点があります。

この記事では、外国人採用の注意点を「採用前」「入社前」「入社後」に分けて詳しく紹介いたします。

外国人採用の求人募集時における注意点

外国人採用の求人募集時における注意点を紹介します。

差別に繋がる表現をしない

外国人採用における求人広告作成では、差別につながる表現を避けるため、細心の注意が必要です。

特定の国籍や人種に限定するような表現は、意図せずとも差別的と捉えられる可能性があり、問題を引き起こすリスクがあります。無意識に使った言葉の中にも、差別と見なされる可能性のあるものが存在します。それらが含まれていないか確認しましょう。

以下に、避けるべきNG表現と問題のない表現を紹介しますので、参考にしてください。

差別に繋がる可能性のあるNG表現

• NG表現
• 外国人優遇：特定の国籍への優遇は法律上認められておらず、差別と捉えられる可能性があるため、避けるべき表現です。
• 国籍不問：求人広告は基本的に全ての応募者に対して国籍を問わない姿勢を示すべきであり、特別に「国籍不問」と記載する必要はありません。
• ○○国籍のみ応募可：国籍に基づく応募制限は法律に抵触するため、この表現は不適切です。
• 外人・後進国・未開発国：差別的な意味合いを含むため、使用は控えましょう。代わりに「外国人」「現地住民」「発展途上国」など、適切な言葉を選びましょう。
• 労働許可のない方は応募不可：適法な就労を条件とする場合でも、労働許可がないことを前提とした表現は避けましょう。

使用しても問題のない表現

• 問題のない表現
• ○○国籍のスタッフが多数活躍しています：自社の現状や多様な文化を表すだけの記述であれば問題ありません。
• 日常会話レベルの日本語ができる方：応募者に求める具体的なスキルや能力に関する表現は適切です。日本語能力を求める場合は、国籍を限定せずに、言語スキルとして明確にしましょう。
• ○○免許を保有している方：資格や技能に基づいた条件の表記は問題ありません。
• 就労ビザを取得できる方を対象とします：外国籍の応募者に関するビザ要件を適切に表現するため、法的な要件として明確に記載します。

日本人と同じ労働条件にする

外国人向けに求人を出す際には、日本人と同等の条件での雇用が求められます。

外国人も労働基準法や最低賃金法、同一労働同一賃金の原則の対象です。外国人であるという理由だけで賃金や待遇に差を設けると、労働基準法に抵触する可能性があるため、注意が必要です。

例えば、外国人労働者を日本人より低い賃金で雇用したり、有給休暇の日数を減らすと、6ヶ月以下の懲役や30万円以下の罰金が科される恐れがあります。

ただし、職務に求められるスキルにより賃金が変わる場合や、在留資格の規定で日本人より労働時間が短くなる場合は、均等待遇の原則に違反しないため問題ありません。

外部機関に依頼する場合は適切な会社を選ぶ

外国人採用には、日本人とは異なる求人方法や手続きが求められます。

自社での募集が難しい場合、人材紹介会社や登録支援機関などの外部機関に依頼するのも選択肢の一つです。求める条件に合った人材を見つけてもらえるため、採用の効率化が期待できます。

ただし、外部機関の選定には注意が必要です。機関ごとに得意分野やサービス内容が異なるため、自社のニーズに合うかの確認が重要です。また、法令を守っていない業者も存在します。

外部機関を選定する際には、ウェブサイトやレビューサイトで紹介実績や評価を確認し、信頼性をチェックしましょう。職業紹介優良事業者認定マークやプライバシーマークなどの認証マークを取得している企業から選ぶのもよいでしょう。

外国人採用前の注意点

外国人を採用する前の注意点を紹介します。

在留資格を確認する

外国人を採用する企業は、外国人が必要な在留資格を持っているか確認する必要があります。

在留資格は、外国人が日本で合法的に滞在し、特定の活動を行うためのものです。採用予定者が適切な在留資格を保持しているか確認するのは、雇用主にとって重要な責務です。

日本語レベルを確認する

外国人を採用する前に、日本語レベルを確認しましょう。

優れた技術を持つ人材でも、日本語力が不足していると企業でその能力を十分に発揮しづらくなります。特に現場では、同僚との円滑なコミュニケーションが重要です。

日本語レベルの確認は、取得している資格や面接時のコミュニケーション能力で判断します。自社で日本語テストを作成し、面接時に実施するのも効果的です。

徴兵制度に該当するか確認する

外国人の国によっては兵役が義務化されていることがあるので、その国の徴兵制度について確認しましょう。

徴兵制度を設けている国であれば、条件に該当しなくても兵役義務が生じる可能性があります。その場合、外国人本人にも該当するか確認が求められます。

採用期間中に兵役義務が生じると、就職後に長期の休職が必要になり、トラブルの原因となる可能性があります。

国籍による特別な手続きがないか確認する

外国人の国籍によっては、以下の特別な手続きが必要になることがあります。

• 国籍別の特別な手続き例
• フィリピン：海外雇用許可証（OEC）の取得や、フィリピン海外雇用庁（POEA）による認定
• インドネシア：海外就労カード（KTKLN）の取得
• ミャンマー：スマートカード（海外労働許可証：OWIC）の発行

各国の制度は随時変更される可能性があるため、最新情報を確認してください。

外国人採用時の注意点

外国人採用時の注意点を紹介します。

労働条件を文書で通知する

採用が決まった後、企業は外国人に労働条件通知書を交付する義務があります。

求人募集時に労働条件を伝えていても、通知書を発行しないと法律違反になるため注意が必要です。

労働条件通知書には、給与、福利厚生、勤務時間、労働条件などを漏れなく記載し、外国人の同意を得る必要があります。

日本語で作成された労働条件通知書は、外国人の日本語レベルによって理解が難しい場合があります。そのため、質疑応答を通じて丁寧に説明したり、相手の母国語で作成したりするのが望ましいです。

特に給与に関しては誤解が生じやすく、手当や残業代の計算方法などを明確に伝えることが重要です。

必要書類を提出する

外国人を採用する際には、日本人とは異なる書類の提出が求められます。たとえば、就労資格証明書や在留資格変更許可申請、在留資格認定証明書交付申請などが必要です。

必要な保険への加入と徴収制度を説明する

外国人も日本人と同様に、社会保険や雇用保険などの必要な保険に原則として加入が求められます。外国人であることを理由に非加入にはできません。

また、企業は保険料や税金を日本人と同様に給料から徴収する義務があります。しかし、外国人の中には保険料や税金の徴収制度を理解していない場合があります。

給与からの天引きについてトラブルを避けるため、事前にしっかり説明し、理解を得ることが大切です。

日本人労働者に外国人を受け入れる注意点を説明する

日本人労働者に外国人を受け入れる際の注意点を説明しましょう。言語や文化の違いから、互いの考え方や価値観を理解できず、対立が生じることもあります。

外国人が一方的に適応するのではなく、日本人も外国人の文化や考え方を理解し、双方が歩み寄る姿勢を持つことが重要です。

コミュニケーションを大切にし、オープンな対話を心掛けることが、円滑な職場環境の構築につながります。

職場環境を整える

外国人が職場に馴染み、スキルを発揮するためには、職場環境の整備が重要です。

外国人にも理解できる言語でマニュアルや掲示物を用意し、通訳のサポート体制を整えることで、より馴染みやすい環境を作りましょう。

また、定期的なコミュニケーションを通じて、疑問や不安を解消する場を設けることも大切です。

外国人入社後の注意点

外国人入社後の注意点を紹介します。

生活インフラの整備をサポートする

日本に来たばかりの外国人にとって生活準備は難しいため、企業は採用した外国人の生活インフラ整備のサポートが求められます。

具体的には、住居の確保や電気・ガス・水道の開設、携帯電話やWi-Fiの手配、銀行口座の開設などがあります。これらの支援を通じて、外国人が安心して生活を始められるようにしましょう。

日本語教育を行う

採用した外国人に日本語教育を提供するのは重要です。日本語試験に合格していても、日常のコミュニケーションが不十分な場合があります。職場特有の言葉や地域の方言もあるため、実際に使える日本語の教育が必要です。

日本語教育を通じてコミュニケーションスキルが向上すれば、業務の効率化が期待できます。

日本語教育には、日本語学校やオンライン授業の活用、自社での日本語研修、学習教材の提供などが考えられます。これにより、外国人社員がよりスムーズに職場に適応できる環境を整えられます。

異文化コミュニケーションを行う

日本人と外国人が異なる文化や価値観を理解し、お互いを尊重できるように、積極的に異文化コミュニケーション研修を実施すると良いでしょう。

具体的には、定期的なミーティングや社内サークル、交流会や食事会を開催し、交流を深めることが大切です。これにより、相互理解が進み、職場の雰囲気がより良くなります。

在留資格で許可された業務以外の仕事を行わせない

外国人には在留資格で許可された業務以外の仕事をさせてはいけません。許可されていない業務を行うと、不法就労とみなされ、罰金や懲役、在留資格の取り消しにつながる可能性があるため、特に注意が必要です。

許可された業務範囲は、外国人の指揮命令者や他の従業員にも周知徹底しましょう。

また、外国人との定期面談を行い、業務内容の実態について確認が重要です。これにより、外国人が安心して働ける環境を維持できます。

外国人退職時はハローワークへの届出が必要

外国人が退職した際には、ハローワークに以下の書類を提出する必要があります。

• 必要な届け出
• 外国人雇用状況の届出：離職日の翌日から10日以内に提出が必要です。ただし、雇用保険被保険者資格喪失届を提出する場合は、この届出は不要です。
• 雇用保険被保険者資格喪失届：雇用保険に加入していた場合、離職の翌日から起算して10日以内に提出が必要です。
• 外国人雇用状況届出書（様式第3号）：雇用保険被保険者でない場合、退職月の翌月末日までに提出が必要です。

これらの手続きは、直接ハローワークに提出するか、電子申請システムを利用して行うことができます。提出期限の厳守が重要で、遅れると罰金の可能性もあります。

まとめ

外国人採用は人手不足の解消や、優秀な人材の確保など様々なメリットがあります。しかし、外国人採用は独自の手続きや様々な注意点があり、知識とノウハウが必要です。

自社での対応が難しい場合には、外国人採用に特化した人材紹介会社への相談や依頼がおすすめです。外国人採用の知識やノウハウを持ち、短期間で効率的な採用が期待できます。

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