外国人採用のやり方や流れは？費用や注意点など基礎知識を紹介

外国人材の採用が増える中、日本人を雇用する場合とは異なる手続きや条件を知ることが重要です。適切な在留資格の確認や、法律に基づいた採用プロセスを把握せずに進めると、思わぬトラブルに発展する可能性もあります。

この記事では、外国人を採用するために必要な基礎知識を、在留資格の確認から採用までの流れ、費用や注意点に至るまで詳しく解説します。安心して外国人材を迎えるために、ぜひご一読ください。

外国人採用を進める前に確認すべきこと

外国人採用を進める前に、確認すべきポイントを紹介します。

必要事項を確認せずに採用すると、外国人が日本に滞在できなくなったり、受け入れ企業が法律に違反してしまう恐れがあるので注意しましょう。

外国人が日本で働くには在留資格が必要

外国人が日本で働くには、「就労が認められている在留資格」が必要です。

採用を進める前に、対象の外国人が就労可能な在留資格を取得できるのかを確認しましょう。

就労可能な在留資格は以下の通りです。

職種・業種を問わず就労可能な在留資格 

以下の在留資格を持つ者は、職種・業種を問わずに就労できます。

一定の範囲内の職種・業種・勤務内容に限って就労が可能な在留資格

以下の在留資格を持つ外国人は、定められた範囲の職種・業種・勤務内容で就労できます。

※上記以外に、 「留学」「家族滞在」「特定活動（ワーキングホリデー）」は、就労を主たる目的としていませんが、一定の条件のもとで就労が認められています。

自社の業務内容が外国人を採用できるか確認する

自社の業務内容で外国人を採用できるのか、事前に確認しましょう。

「一定の範囲内の職種・業種・勤務内容に限って就労が可能な在留資格」を持つ外国人は、就労できる範囲が限られます。職種・業種・業務内容の全てに制限があるため、注意が必要です。

たとえば、宿泊業は特定技能の対象業種ですが、清掃やベッドメイキングなどの単純労働のみの業務には就業できません。フロント業務や接客業務などの定められた業務に付随する形でのみ、清掃やベッドメイキングなどを行うことができます。

在留資格によっては就労時間が限定されている

留学、家族滞在、特定活動などの在留資格は、就労時間が限定されています。

外国人を採用する前に、就労可能な時間の上限を確認しましょう。

• 就労可能な時間の上限
• 留学：原則として1週間に28時間以内（学校の長期休業期間中は1日8時間(週40時間)以内）
• 家族滞在：原則として1週間に28時間以内
• 特定活動の一部：個々の指定内容によって異なる

外国人の在留できる期間には制限がある

永住者、高度専門職2号、特定技能2号といった一部の在留資格を除き、ほとんどの在留資格には在留できる期間の上限が定められています。

在留できる期間は、在留資格によって異なりますので、事前に外国人の在留できる期間を確認しましょう。

国による制限を確認する

外国人の母国によっては、徴兵制が義務付けられている国もあります。

徴兵制を義務づけている国は、アジア圏では韓国・ベトナム・タイ・台湾などが該当国です。

雇用途中で外国人が徴兵対象年齢となり、急に母国に帰ってしまうと、長期的に就業できなくなる恐れがあります。

外国人に徴兵義務の有無や、その他途中帰国せざるを得ない事情があるか、事前に確認しましょう。

外国人が日本に在留している場合における採用までの流れと必要書類

日本に在留している外国人を採用する場合、主に以下の流れで手続きを進めます。

• 採用までの流れと必要書類
• STEP1：募集をかける
• STEP2：書類選考、面接
• STEP3：内定後、契約書の取り交わし
• STEP4：在留資格変更許可申請（在留資格の変更が必要な場合）
• STEP5：就業開始
• STEP6：外国人雇用状況届出書を提出

外国人が用意する必要書類

外国人が持っている在留資格の変更が必要となる場合、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署に「在留資格変更許可申請」の提出が必要です。

在留資格変更許可申請の提出は外国人本人が行いますが、受け入れ企業は書類作成をサポートしていきます。

外国人が持っている在留資格の変更がない場合、在留資格変更許可申請は必要ありません。

参考：在留資格変更許可申請 | 出入国在留管理庁

受け入れ企業が用意する必要書類

受け入れ企業は、ハローワークに「外国人雇用状況届出書」を提出します。

外国人雇用状況届出書は雇用形態にかかわらず提出が義務づけられており、期間社員やアルバイトとして採用する場合にも提出が必要です。

提出時期は、雇用保険の被保険者の場合は雇い入れ月の翌月10日まで、雇用保険の被保険者でない場合は雇い入れ月の翌月末日までとなります。

また、外国人雇用状況届出書は外国人が離職する際にも提出が必要です。

参考：「外国人雇用状況の届出」について ｜厚生労働省

採用までの流れ②（外国人が海外に居住している場合）

海外に居住している外国人を採用する場合、主に以下の流れで手続きを進めます。

外国人採用までの流れ

• 外国人採用までの流れ
• STEP1：募集をかける
• STEP2：書類選考、面接
• STEP3：内定後、契約書の取り交わし
• STEP4：在留資格の申請（在留資格認定証明書交付申請書・所属機関等作成用書類）
• STEP5：在留資格認定証明書の交付後、日本に入国
• STEP6：就業開始
• STEP7：外国人雇用状況届出書を提出

在留資格認定証明書交付申請書

日本で活動する在留資格を取得するために、「在留資格認定証明書交付申請書」の作成と提出が必要です。

外国人本人や受け入れ企業などが書類を作成し、居住予定地・受入機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に提出します。

審査期間は申請書類に不備がない場合でも、通常1〜3ヶ月程度かかります。書類に不備があると、さらに時間を要する可能性がありますので、期間に余裕を持って不備のないよう準備しましょう。

参考：在留資格認定証明書交付申請 | 出入国在留管理庁

所属機関等作成用書類

「所属機関等作成用書類」は、外国人の就労・就学状況や、組織としての受け入れ体制を証明する在留資格申請時に必要な書類です。

主に外国人を採用する企業が作成し、在留資格認定証明書の交付を申請する時に合わせて提出します。

参考：所属機関等に関する届出・所属機関による届出Ｑ＆Ａ | 出入国在留管理庁

外国人雇用状況届出書

ハローワークに「外国人雇用状況届出書」を提出します。

日本に在留している外国人の採用時と同様の手順となります。

外国人を採用するまでの期間

在留資格の変更や更新が必要な外国人を採用する場合、就業開始までに通常4〜6ヶ月かかります。募集から内定までに1〜2か月、在留資格の申請や変更には3〜4ヶ月を要します。

一方、在留資格の変更や更新が不要な場合は、1〜2ヶ月で就業を始められます。

外国人採用にかかる費用

外国人を採用する際には、募集や在留資格の申請・変更に関連する費用がかかります。

広告費や人材紹介会社への依頼費用は、1人あたり100〜150万円が目安です。

在留資格の申請や変更を委託する場合、追加で10〜20万円が必要です。

外国人採用の注意点

外国人採用の注意点を紹介します。

国籍で差別をしない

外国人と日本人、または外国人の出身国によって待遇に差をつけることは許されません。厚生労働省の「同一労働同一賃金」ガイドラインに基づき、同じ仕事をする従業員には同じ賃金を支払うことが求められます。最低賃金や保険、福利厚生にも差をつけないよう注意が必要です。

また、待遇だけでなく、業務上のやり取りで差別が起きないよう、必要に応じて社内でコンプライアンス研修を実施しましょう。

在留資格や就労資格の申請には時間がかかる

在留資格や就労資格の申請から承認までには時間がかかります。

申請する在留資格によって異なりますが、在留資格認定証明書が交付されるまでの審査期間は19日から103日と長くなることがあり、書類に不備があるとさらに時間がかかります。審査日数を考慮して採用スケジュールを組みましょう。

海外に居住する外国人の採用には知識やノウハウが必要

海外に居住する外国人を採用するためには、日本に入国するための知識やノウハウが必要です。

在留資格申請に加えて、外国から日本に入国するまでの手続きや、日本で安心して生活するための手続きも重要です。

また、二国間協定を結んでいる国から雇用する場合は、その国特有の手続きを踏まなければなりません。

外国人雇用に関する法令や制度は情勢によって変わるため、最新情報を常に把握しておく必要があります。

外国人を採用する方法

外国人を採用するための方法を紹介します。

希望に沿った人材を集めるために、受け入れ企業にあった方法を選びましょう。

自社で採用する

自社で採用するためには、ホームページ、SNS、求人媒体などに情報を掲載して応募者を募ります。

日本人の採用とは異なり、多言語対応を行い、就労可能な在留資格の要件を具体的に記載し、問い合わせがあった場合は外国人が理解できる言語で対応します。

自社対応は採用コストを抑えられますが、社員に知識やノウハウ、多くの労力が必要です。

人材確保や自社での外国人対応が難しい場合は、採用の外注化を検討した方が良いでしょう。

外国人材に強みのある人材紹介会社に依頼する

人材紹介会社に依頼すれば、外国人の求人を外注化できます。

自社での対応は雇用手続きから始まり、求人の手間を削減したいが、長期雇用を考えている企業におすすめの方法です。

外国人材に強みのある人材派遣会社に依頼する

人材派遣会社に依頼すれば、外国人の求人から採用までを外注化できます。

外国人材に強みのある会社は、採用ノウハウや安定した採用ルートを持っています。

自社での対応は、紹介された派遣スタッフの受け入れから始まり、採用に関する手間やコストを削減し、効率良く外国人材を受け入れることが可能です。

まとめ

外国人の採用は、日本人の雇用とは異なる在留資格の確認や法的手続きが必要です。採用を進める前には、就労可能な在留資格や業務内容、滞在期間の確認を行い、国籍による差別を避けることが求められます。また、在留資格の申請や変更には時間がかかるため、スケジュール管理も重要です。

採用の方法には、自社での採用や人材紹介・派遣会社への依頼などがあり、それぞれにメリットがあります。自社での対応が難しい場合は、外国人採用に特化した専門機関の利用も検討すると良いでしょう。

外国人採用の成功には、正しい知識と適切な準備が不可欠です。ぜひ、外国人材を効果的に活用し、グローバルな視点を持った組織作りを進めていきましょう。

自社での対応が難しい場合は、外国人採用に特化した人材派遣会社や人材紹介会社への相談がおすすめです。外国人採用の知識やノウハウを持ち、短期間で効率的な採用が期待できます。外国人採用でお困りの際は、キャリアリンクファクトリーにお気軽にお問い合わせください。